Trang chủ / Thủ tục tố tụng Trọng tài thương mại

QUY TRÌNH TỐ TỤNG - CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Hồ sơ khởi kiện tại VFA (áp dụng cho trường hợp giải quyết tranh chấp bằng Hội đồng trọng tài gồm 3 trọng tài viên):

STT	Tên văn bản	Bản chính	Bản sao
Hồ sơ khách hàng
1.	Hợp đồng tín dụng/Hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ/....	0	05
2.	Hợp đồng bảo đảm (nếu có)	0	05
3.	Thông báo của khách hàng gửi Ngân hàng v/v chỉ định cơ quan giải quyết tranh chấp và sử dụng thông tin cá nhân	0	05
4.	Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu của Bên vay	0	05
5.	Sổ hộ khẩu, giấy tờ chứng minh nơi cư trú Bên vay	0	05
6.	Giấy tờ/ hồ sơ tài sản đảm bảo (nếu có)	0	05
Hồ sơ Ngân hàng
7.	Đơn khởi kiện (theo mẫu)	05	0
8.	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mới nhất)	0	05
9.	Giấy ủy quyền cho người ký đơn khởi kiện/tham gia giải quyết tranh chấp.	0	05
10.	Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền	0	05
11.	Sao kê/ chứng từ giải ngân, lịch sử thanh toán nợ	0	05
12.	Các thông báo trong quá trình thu hồi nợ	0	05

Hồ sơ khởi kiện tại VFA (áp dụng cho trường hợp giải quyết tranh chấp bằng Hội đồng trọng tài gồm 1 trọng tài viên duy nhất):

STT	Tên văn bản	Bản chính	Bản sao
Hồ sơ khách hàng
1.	Hợp đồng tín dụng/Hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ/....	0	03
2.	Hợp đồng bảo đảm (nếu có)	0	03
3.	Thông báo của khách hàng gửi Ngân hàng v/v chỉ định cơ quan giải quyết tranh chấp và sử dụng thông tin cá nhân	0	03
4.	Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu của Bên vay	0	03
5.	Sổ hộ khẩu, giấy tờ chứng minh nơi cư trú Bên vay	0	03
6.	Giấy tờ/ hồ sơ tài sản đảm bảo (nếu có)	0	03
Hồ sơ Ngân hàng
7.	Đơn khởi kiện (theo mẫu)	03	0
8.	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (mới nhất)	0	03
9.	Giấy ủy quyền cho người ký đơn khởi kiện/tham gia giải quyết tranh chấp.	0	03
10.	Chứng minh nhân dân/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền	0	03
11.	Sao kê/ chứng từ giải ngân, lịch sử thanh toán nợ	0	03
12.	Các thông báo trong quá trình thu hồi nợ	0	03

Các bước thực hiện:

Các bước thực hiện	Đối tượng thực hiện	Quy trình thực hiện	Hồ sơ Tài liệu Văn bản	Thời gian
1/ Tiếp nhận hồ sơ khởi kiện	Khách hàng/ VFA	Tiếp nhận hồ sơ khởi kiện; Thông báo đóng lệ phí trọng tài.	Đơn khởi kiện và Hồ sơ	Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ khởi kiện, VFA ra Thông báo đóng lệ phí Trọng tài.
Ghi biên nhận hồ sơ khởi kiện; Ghi biên lai/ Hóa đơn nộp phí trọng tài;
2/ Nộp phí Trọng tài	Khách hàng/ VFA	Lập Request yêu cầu thanh toán phí Trọng tài. Chuyển hồ sơ cho kế toán để chuyển phí.	Phiếu yêu cầu thanh toán phí. Thông báo đóng phí trọng tài. Danh sách khách hàng khởi kiện. Gởi lại biên lai thu tiền/ Hóa đơn.	Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo đóng lệ phí Trọng tài.
3/ Gửi thông báo vụ kiện cho bị đơn (khách hàng)	VFA	Trung tâm trọng tài sẽ gởi thông báo vụ kiện cùng các tài liệu liên quan cho bị đơn.	Hồ sơ và Đơn khởi kiện; Thông báo vụ kiện; Quy tắc tố tụng trọng tài; Danh sách trọng tài viên.	Trong thời hạn 10 ngày Sau khi nguyên đơn đóng lệ phí Trọng tài
4/ Chọn trọng tài viên cho nguyên đơn và gửi hồ sơ cho trọng tài viên nghiên cứu	VFA	Chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên cho nguyên đơn (theo yêu cầu của nguyên đơn hoặc trong trường hợp nguyên đơn không chọn trọng tài viên và cũng không đề nghị chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên); VFA sẽ gởi hồ sơ cho trọng tài viên được chọn hoặc chỉ định để nghiên cứu giải quyết vụ tranh chấp.	Tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp (nếu có);	Trong thời hạn 07 ngày sau khi nguyên đơn đóng lệ phí Trọng tài.
Thông báo danh sách trọng tài viên; Văn bản thỏa thuận chọn trọng tài viên; Văn bản chỉ định trọng tài viên; Toàn bộ hồ sơ vụ tranh chấp.
5/ Phản hồi của bị đơn và nộp bản tự bảo vệ	Bị đơn (khách hàng)	Sau khi nhận được hồ sơ khởi kiện do VFA gởi, bị đơn sẽ gởi lại cho VFA bản tự bảo vệ cùng tài liệu liên quan (nếu có); Gửi biên bản chọn trọng tài viên.	Tài liệu khởi kiện của nguyên đơn;	Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện và tài liệu khác từ VFA. Thời hạn này có thể được gia hạn nếu Bị đơn có yêu cầu gửi đến VFA trong thời hạn trên và được ngân hàng đồng ý
Bản tự bảo vệ; Đơn khởi kiện lại (nếu có); Biên bản chọn trọng tài viên
6/ Chọn trọng tài viên cho bị đơn và gửi hồ sơ cho trọng tài viên nghiên cứu	VFA	Chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên cho bị đơn (theo yêu cầu của bị đơn hoặc trong trường hợp bị đơn không chọn trọng tài viên và cũng không đề nghị chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên); VFA sẽ gởi hồ sơ cho trọng tài viên được chọn hoặc chỉ định để nghiên cứu giải quyết vụ tranh chấp.	Tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp (nếu có);	Trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hoặc kể từ ngày hết thời hạn 30 ngày của Bước 4
Thông báo danh sách trọng tài viên; Văn bản thỏa thuận chọn trọng tài viên; Văn bản chỉ định trọng tài viên; Toàn bộ hồ sơ vụ tranh chấp.
7/ Bầu Trọng tài viên làm Chủ tịch Hội đồng trọng tài	VFA/ Trọng tài viên	Các trọng tài viên bầu hoặc Chủ tịch VFA chỉ định	Quyết định bầu/Thỏa thuận của Các Trọng tài viên; hoặc Quyết định chỉ định của Chủ tịch VFA	15 ngày kể từ ngày lựa chọn hoặc chỉ định được Trọng tài của Bị đơn; Hoặc trong vòng 07 ngày kể từ ngày hết thời hạn 15 ngày nêu trên
8/Nghiên cứu, xác minh sự việc và thu thập chứng cứ	Hôi đồng trọng tài	Hội đồng trọng tài sẽ nghiên cứu hồ sơ, đánh giá vụ tranh chấp; Tiến hành xác minh hoặc sẽ sử dụng các giải pháp tống đạt mang tính chất chứng cứ (như lập vi bằng, liên hệ nhờ hỗ trợ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để xác minh sự việc, thu thu thập chứng cứ .	Biên bản đánh giá vụ tranh chấp Văn bản xác minh sự việc, thu thập chứng cứ.	Kết hợp gửi hồ sơ cho các Trọng tài viên nghiên cứu khi đã chọn được Trọng tài tại bước 5
9/ Gởi giấy triệu tập và mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp	VFA, Nguyên đơn, Bị đơn (người làm chứng/ liên quan nếu có)	Trước ngày mở phiên họp 15 ngày VFA gởi giấy triệu tập tham gia phiên họp giải quyết vụ tranh chấp cho các bên; Sau 15 ngày kể từ ngày gởi giấy triệu tập VFA sẽ mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp (nếu các bên có tham gia hoặc có đơn xin mở phiên họp vắng mặt)	Giấy triệu tập mở phiên họp; Quyết định mở phiên họp;	15 ngày
10/ Các trường hợp xảy ra khi VFA mở phiên họp.	VFA/Hội đồng trọng tài, Nguyên đơn, Bị đơn (người làm chứng/ liên quan nếu có)	Trọng tài viên VFA không tham gia phiên họp được; Vắng mặt của Nguyên đơn, Bị đơn; Hoãn phiên họp; Hòa giải và công nhận hòa giải thành; Đình chỉ giải quyết vụ tranh chấp.	Quyết định tạm hoãn phiên họp hoặc Quyết định chọn trọng tài viên thay thế; Quyết định tạm hoãn phiên họp hoặc Quyết định mở phiên họp giải quyết vắng mặt; Quyết định hoãn phiên họp vì có lý do chính đáng; Quyết định công nhận hòa giải thành; Quyết định đình chỉ giải quyết vụ tranh chấp.	15 ngày
11/ Ban hành phán quyết, gửi phán quyết và lưu hồ sơ	Hôi đồng trọng tài/ Ban thư ký VFA	Hội đồng trọng tài ban hành phán quyết ngay sau phiên họp hoặc sau phiên họp 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng; Phán quyết VFA là chung thẩm có hiệu lực thi hành ngay; VFA sẽ gởi phán quyết cho các bên có trong vụ tranh chấp.	Ban hành phán quyết hoặc Quyết định công nhận hòa giải thành; Gửi phán quyết cho các bên; Lưu hồ sơ.	Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng.

Các bước thực hiện

Đối tượng thực hiện

Quy trình thực hiện

Hồ sơ Tài liệu Văn bản

Thời gian

1/ Tiếp nhận hồ sơ khởi kiện

Khách hàng/ VFA

Tiếp nhận hồ sơ khởi kiện;

Thông báo đóng lệ phí trọng tài.

Đơn khởi kiện và Hồ sơ

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ khởi kiện, VFA ra Thông báo đóng lệ phí Trọng tài.

Ghi biên nhận hồ sơ khởi kiện;

Ghi biên lai/ Hóa đơn nộp phí trọng tài;

2/ Nộp phí Trọng tài

Khách hàng/ VFA

Lập Request yêu cầu thanh toán phí Trọng tài.

Chuyển hồ sơ cho kế toán để chuyển phí.

Phiếu yêu cầu thanh toán phí.

Thông báo đóng phí trọng tài.

Danh sách khách hàng khởi kiện.

Gởi lại biên lai thu tiền/ Hóa đơn.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo đóng lệ phí Trọng tài.

3/ Gửi thông báo vụ kiện cho bị đơn (khách hàng)

VFA

Trung tâm trọng tài sẽ gởi thông báo vụ kiện cùng các tài liệu liên quan cho bị đơn.

Hồ sơ và Đơn khởi kiện;

Thông báo vụ kiện;

Quy tắc tố tụng trọng tài;

Danh sách trọng tài viên.

Trong thời hạn 10 ngày Sau khi nguyên đơn đóng lệ phí Trọng tài

4/ Chọn trọng tài viên cho nguyên đơn và gửi hồ sơ cho trọng tài viên nghiên cứu

VFA

Chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên cho nguyên đơn (theo yêu cầu của nguyên đơn hoặc trong trường hợp nguyên đơn không chọn trọng tài viên và cũng không đề nghị chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên);

VFA sẽ gởi hồ sơ cho trọng tài viên được chọn hoặc chỉ định để nghiên cứu giải quyết vụ tranh chấp.

Tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp (nếu có);

Trong thời hạn 07 ngày sau khi nguyên đơn đóng lệ phí Trọng tài.

Thông báo danh sách trọng tài viên;

Văn bản thỏa thuận chọn trọng tài viên;

Văn bản chỉ định trọng tài viên;

Toàn bộ hồ sơ vụ tranh chấp.

5/ Phản hồi của bị đơn và nộp bản tự bảo vệ

Bị đơn (khách hàng)

Sau khi nhận được hồ sơ khởi kiện do VFA gởi, bị đơn sẽ gởi lại cho VFA bản tự bảo vệ cùng tài liệu liên quan (nếu có);

Gửi biên bản chọn trọng tài viên.

Tài liệu khởi kiện của nguyên đơn;

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, Đơn khởi kiện và tài liệu khác từ VFA. Thời hạn này có thể được gia hạn nếu Bị đơn có yêu cầu gửi đến VFA trong thời hạn trên và được ngân hàng đồng ý

Bản tự bảo vệ;

Đơn khởi kiện lại (nếu có);

Biên bản chọn trọng tài viên

6/ Chọn trọng tài viên cho bị đơn và gửi hồ sơ cho trọng tài viên nghiên cứu

VFA

Chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên cho bị đơn (theo yêu cầu của bị đơn hoặc trong trường hợp bị đơn không chọn trọng tài viên và cũng không đề nghị chủ tịch VFA chỉ định trọng tài viên);

VFA sẽ gởi hồ sơ cho trọng tài viên được chọn hoặc chỉ định để nghiên cứu giải quyết vụ tranh chấp.

Tài liệu liên quan đến vụ tranh chấp (nếu có);

Trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hoặc kể từ ngày hết thời hạn 30 ngày của Bước 4

Thông báo danh sách trọng tài viên;

Văn bản thỏa thuận chọn trọng tài viên;

Văn bản chỉ định trọng tài viên;

Toàn bộ hồ sơ vụ tranh chấp.

7/ Bầu Trọng tài viên làm Chủ tịch Hội đồng trọng tài

VFA/ Trọng tài viên

Các trọng tài viên bầu hoặc Chủ tịch VFA chỉ định

Quyết định bầu/Thỏa thuận của Các Trọng tài viên; hoặc

Quyết định chỉ định của Chủ tịch VFA

15 ngày kể từ ngày lựa chọn hoặc chỉ định được Trọng tài của Bị đơn;

Hoặc trong vòng 07 ngày kể từ ngày hết thời hạn 15 ngày nêu trên

8/Nghiên cứu, xác minh sự việc và thu thập chứng cứ

Hôi đồng trọng tài

Hội đồng trọng tài sẽ nghiên cứu hồ sơ, đánh giá vụ tranh chấp;

Tiến hành xác minh hoặc sẽ sử dụng các giải pháp tống đạt mang tính chất chứng cứ (như lập vi bằng, liên hệ nhờ hỗ trợ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để xác minh sự việc, thu thu thập chứng cứ .

Biên bản đánh giá vụ tranh chấp

Văn bản xác minh sự việc, thu thập chứng cứ.

Kết hợp gửi hồ sơ cho các Trọng tài viên nghiên cứu khi đã chọn được Trọng tài tại bước 5

9/ Gởi giấy triệu tập và mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp

VFA,

Nguyên đơn,

Bị đơn (người làm chứng/ liên quan nếu có)

Trước ngày mở phiên họp 15 ngày VFA gởi giấy triệu tập tham gia phiên họp giải quyết vụ tranh chấp cho các bên;

Sau 15 ngày kể từ ngày gởi giấy triệu tập VFA sẽ mở phiên họp giải quyết vụ tranh chấp (nếu các bên có tham gia hoặc có đơn xin mở phiên họp vắng mặt)

Giấy triệu tập mở phiên họp;

Quyết định mở phiên họp;

15 ngày

10/ Các trường hợp xảy ra khi VFA mở phiên họp.

VFA/Hội đồng trọng tài,

Nguyên đơn,

Bị đơn (người làm chứng/ liên quan nếu có)

Trọng tài viên VFA không tham gia phiên họp được;

Vắng mặt của Nguyên đơn, Bị đơn;

Hoãn phiên họp;

Hòa giải và công nhận hòa giải thành;

Đình chỉ giải quyết vụ tranh chấp.

Quyết định tạm hoãn phiên họp hoặc Quyết định chọn trọng tài viên thay thế;

Quyết định tạm hoãn phiên họp hoặc Quyết định mở phiên họp giải quyết vắng mặt;

Quyết định hoãn phiên họp vì có lý do chính đáng;

Quyết định công nhận hòa giải thành;

Quyết định đình chỉ giải quyết vụ tranh chấp.

15 ngày

11/ Ban hành phán quyết, gửi phán quyết và lưu hồ sơ

Hôi đồng trọng tài/ Ban thư ký VFA

Hội đồng trọng tài ban hành phán quyết ngay sau phiên họp hoặc sau phiên họp 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng;

Phán quyết VFA là chung thẩm có hiệu lực thi hành ngay;

VFA sẽ gởi phán quyết cho các bên có trong vụ tranh chấp.

Ban hành phán quyết hoặc Quyết định công nhận hòa giải thành;

Gửi phán quyết cho các bên;

Lưu hồ sơ.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc phiên họp cuối cùng.